. Zgodę na wdrożenie tego systemu od 1 kwietnia 2023 roku wyraziła Komisja Europejska. Musi ono jeszcze zostać zatwierdzone przez Radę Unii Europejskiej, ale będzie to raczej formalność, bo podobne rozwiązania przed Polską wprowadziły 3 inne państwa UE: Włochy, Hiszpania oraz Portugalia.
E-Faktury będą miały formę plików XML zgodnych ze strukturą wskazaną przez Ministra Finansów. Zmieni się również sposób wystawiania faktur. Będzie się ono odbywało się poprzez wygenerowanie i przesłanie faktury do centralnego systemu e-Faktur, tj. na serwery MF. Kontrahent podatnika będzie mógł pobrać taką e-fakturę z centralnego systemu. Oznacza to, że organy podatkowe będą miały wgląd w faktury na bieżąco.
Poza nielicznymi wyjątkami (np. transakcje unijne), podatnik nie będzie mógł alternatywnie wystawić „tradycyjnej” faktury – innymi słowy albo zrobi to przez KSeF albo nie wystawi faktury w ogóle. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych do nowego sposobu fakturowania, w tym zapewnienia kompletności danych oraz zgodności struktury danych z wymogami MF, oraz możliwości wysyłania danych na serwery KSeF.
Obowiązkowy KSeF w założeniu ma być systemem teleinformatycznym, służącym do otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu do niego danych faktury, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ma być uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu przydzielenia przez system dokumentowi numeru identyfikacyjnego.